Durée
2 ans (2021-2023)
Rôle
UI/UX Designer
Équipe
Lead Designer, Expert métier, PM, Devs
Approche
Benchmark + Expertise interne
Overview
La gestion des congés dans quarksUp était fonctionnellement complète, mais l'interface complexe la rendait difficile d'accès pour les 3 profils : collaborateurs, managers, RH.
En collaboration avec une Lead Designer et un expert métier, j'ai redessiné l'expérience pour la rendre intuitive et efficace.
Livré en production en 2023.
1 - Context & Challenge
QuarksUp disposait d'une solution complète. Le problème n'était pas technique, mais d'utilisabilité : interface trop complexe et peu intuitive.
Les collaborateurs avaient un parcours confus, clics inutiles, allers-retours multiples pour une action simple.
Les managers n’avaient pas de vision claire des demandes en attente.
Validation lente = délais frustrants.
Les RH conserver toute la richesse fonctionnelle tout en simplifiant radicalement l'expérience.
L'enjeu : conserver toute la richesse fonctionnelle tout en simplifiant radicalement l'expérience.
Pas de nouvelles features, refonte UX/UI centrée sur la fluidité et la clarté pour chaque profil.
2 - Research & Discovery
Sans accès direct aux utilisateurs finaux, approche collaborative :
benchmark concurrentiel + expertise métier interne.
J'ai analysé les solutions du marché (Lucca, PayFit, Factorial...) pour identifier les meilleures pratiques.
En parallèle, David (expert métier) apportait sa connaissance du produit et des attentes clients remontées par les équipes commerciales et support.
Processus itératif :
Step 1
Présentation wireframes
et propositions UI
Step 2
Débat avec Lead Designer
(2-3 options)
Step 3
Validation métier avec
David
Cette triangulation équilibre innovation UX, faisabilité technique et besoins réels.
3 principes de design :
1. Simplicité du parcours
Minimum d'étapes et de clics pour poser un congé, tout en conservant l'essentiel.
2. Visibilité claire par profil
Chaque acteur voit immédiatement ce qui le concerne, sans être noyé dans l'info non pertinente.
3. Validation rapide
Faciliter l'approbation des demandes pour fluidifier le processus de bout en bout.
3 - User journey
Parcours simplifié en 4 étapes clés, conçu pour offrir visibilité et contrôle à chaque acteur.
Dashboard → Vue adaptée par profil (demandes, validations, pilotage)
Demande de congés → Ultra-simplifiée, frictions limitées
Workflow de validation → Transparent et traçable (Manager → RH)
Calendrier → Mise à jour automatique, vue consolidée des absences
Dasboard
Demande de congés
Workflow de validation
Calendrier
4 - Design et solution
Principe : rendre l'essentiel visible, et le reste accessible.
La gestion des congés n'est pas le cœur de métier, c'est une tâche récurrente qui doit être traitée rapidement et sans friction. Le design devait disparaître au profit de l'efficacité.
3 piliers :
Dashboards personnalisés : chaque profil voit ce qui le concerne immédiatement
Demande ultra-simplifiée : poser un congé en quelques clics, avec guidage clair
Visibilité du workflow : savoir en temps réel où en est une demande, qui doit agir
Objectif : réduire le temps passé sur la tâche tout en augmentant la confiance dans le processus.
A - Dashboard - vues personnalisées par profil
Vues personnalisées par profil : chaque dashboard est adapté aux besoins spécifiques.
Collaborateur : demandes en cours + solde de congés visible Manager : demandes en attente de validation + vue calendrier équipe RH : pilotage global avec indicateurs, tendances, alertes
L'info pertinente est mise en avant, le reste accessible en un clic.
Screen 1 : Dashboard Collaborateur
Le dashboard collaborateur met en avant l'essentiel : solde de congés et demandes en cours.
L'accès rapide à la pose de congés réduit les frictions.
Screen 2 : Dashboard Collaborateur
Le manager voit immédiatement ce qui nécessite son action.
La vue calendrier aide à anticiper l'impact des absences sur l'équipe.
B - Demande de congés
Le moment critique : l'action la plus fréquente, celle qui doit être la plus fluide.
Défi : simplifier au maximum sans perdre les infos essentielles (type, dates, commentaire, solde). Créer un parcours guidé mais rapide. Éviter les erreurs tout en restant flexible.
Enjeu : passer d'un formulaire complexe multi-étapes à une expérience one-page claire et rassurante.
Step 1 : Quand serez-vous absent ?
Calendrier double mois avec filtres intelligents (Zones A/B/C + Jours fériés).
Sélection dates avec surlignage rose. Calcul automatique jours ouvrés.
Step 2 : À quelle période de la journée ?
Calendrier double mois avec filtres intelligents (Zones A/B/C + Jours fériés).
Sélection dates avec surlignage rose. Calcul automatique jours ouvrés.
Step 2 : Répartition de votre demande
Tableau de répartition avec compteurs +/−. Solde temps réel.
Multiple types de congés (CP, RTT, Mariage/PACS, Autre). Badge "Durée : 9 jours".
Step 2 : Modal validation
Confirmation visuelle avec récapitulatif complet : dates, périodes, répartition détaillée.
État rassurant, l'utilisateur sait exactement ce qui a été envoyé.
Mobile version
Même parcours adapté tactile et petits écrans.
C - Workflow de validation - Transparence et traçabilité
Une fois la demande envoyée, le collaborateur suit son statut en temps réel : en attente de validation manager, validée par le manager, en attente RH, approuvée. Le manager et les RH reçoivent des notifications claires et peuvent agir directement depuis leur dashboard. Le processus est transparent, chacun sait où en est la demande.
D - Calendrier - Vue consolidée des absences
Vue consolidée des absences de l'équipe (manager) ou de l'entreprise (RH).
Mise à jour automatique dès qu'une demande est approuvée.
L'info est claire : qui est absent, quand, quel type de congé.
Le calendrier consolide toutes les absences en une vue claire.
Les managers anticipent l'impact sur l'équipe. Les RH pilotent les tendances globales.
5 - Collaboration & Process
Projet mené en collaboration étroite avec une Lead Designer et David (expert métier).
Mon rôle : centré sur le craft (wireframes, UI, prototypage).
Contrainte technique : ce projet utilisait l'ancien design system de quarksUp, imposant certaines limites sur les composants disponibles.
Processus itératif :
Je mène les benchmarks et présente mes propositions UI
Débat avec Lead Designer (2-3 options, confrontation des visions)
Validation métier avec David (cohérence, clarifications, redirections si nécessaire)
Cette triangulation vision design / expertise métier / faisabilité technique a équilibré innovation UX et réalité produit.
Handoff aux développeurs : prototypes Adobe XD détaillés + specs annotées.
6 - Validation & Delivery
Projet livré en production en 2023.
Contrainte : pas d'accès aux retours utilisateurs post-lancement (arrêt du travail sur ce sujet après livraison).
L'absence de feedback utilisateur direct pendant le design (pas d'interviews ni de tests) a été une contrainte. Nous nous sommes appuyés sur benchmark concurrentiel et expertise métier de David.
Si c'était à refaire : j'aurais poussé pour intégrer quelques tests utilisateurs avec de vrais clients avant développement, afin de valider nos hypothèses.
7 - Learnings
Designer sans accès direct aux utilisateurs
Travailler sans interviews ni tests m'a appris à maximiser d'autres sources : benchmark concurrentiel poussé, expertise métier interne, itérations rapides avec l'équipe produit. Ce n'est pas l'idéal, mais c'est parfois la réalité des contraintes projet.
La valeur de l'expertise métier
David, notre expert métier, a été essentiel pour ancrer le design dans la réalité du produit et des attentes clients. J'ai appris à structurer mes propositions pour faciliter ce dialogue design/métier, en présentant toujours 2-3 options argumentées plutôt qu'une solution unique.
Simplifier sans appauvrir
Le défi n'était pas d'ajouter des features, mais de rendre l'existant accessible. J'ai affiné ma capacité à identifier ce qui doit être visible immédiatement vs accessible en un clic, pour créer des interfaces épurées mais complètes.
L'importance de la validation utilisateur
L'absence de retours post-lancement me frustre encore. Si c'était à refaire, j'aurais insisté pour avoir quelques sessions de tests utilisateurs avant développement. Le design sans validation reste une hypothèse, pas une certitude.
quarksUp
Simplifier la pose de congés
Transformer la gestion des absences en une expérience fluide et transparente
