Durée
Septembre 2025 - Present
Rôle
Product designer
Équipe
PM + Devs
Recherche
13 interviews
Overview
Les entretiens annuels sont un moment clé manager-collaborateur, mais le processus était fragmenté et peu collaboratif.
En autonomie complète (POM), j'ai conçu une expérience end-to-end de la préparation à la signature : échange transparent, équité préservée, traçabilité garantie.
Actuellement en développement après validation auprès de 13 clients.
1 - Context & Challenge
Le module d'entretiens de quarksUp existait, mais il était brisé :
interface incompréhensible, bugs récurrents, expérience défaillante.
Ce qui devrait être un moment clé de développement professionnel se transformait en corvée administrative.
Les managers/responsable entretien : interface confuse, pas de traçabilité, préparation inefficace.
Les collaborateurs : frustration profonde leurs réponses ne comptaient pas vraiment. Les managers "remixaient" systématiquement leurs contributions, créant un déséquilibre dans un processus censé être collaboratif.
L'opportunité : refondre entièrement ce module sous-performant.
Les objectifs :
Interface moderne et intuitive
Intégration IA pour faciliter rédaction et synthèses
Système de suivi dans le temps
2 - Research & Discovery
Pour valider le problème et orienter la refonte, j'ai mené 13 interviews clients en visio : 6 managers, 2 collaborateurs, 4 responsables RH, 1 partenaire.
3 insights majeurs :
1. La collaboration est forcée, pas outillée
Le système écrasait systématiquement la préparation du collaborateur. L'historique des désaccords disparaissait, créant un consensus imposé sans mémoire
2. Les risques opérationnels génèrent de l'anxiété
Absence d'auto-save et signature dysfonctionnelle → pertes de données fréquentes. Impact direct sur les primes et la conformité légale.
3. L'exploitation des données est quasi impossible
Malgré une masse d'informations brutes, aucune synthèse disponible. Exports Excel ingérables, tableaux de bord peu actionnables.
Quote 1 - Responsable RH, entreprise 200+ personnes
"Le passage du portail Hello vers les formulaires historiques crée une confusion cognitive forte. On a l'impression de changer d'outil."
Quote 2 - Manager, équipe 15 personnes
"La préparation du collaborateur disparaît. La version du manager devient la seule trace. L'historique des désaccords est perdu."
Quote 3 - Manager RH, secteur industrie
"L'absence d'auto-save génère des pertes de données fréquentes. Ça impacte directement les primes et la conformité."
Quote 4 - Responsable RH, scale-up tech
"On veut deux préparations distinctes, une visibilité contrôlée, et une mise en commun intentionnelle au moment de l'entretien."
3 - User journey
Parcours en 4 étapes clés, conçu pour équilibrer autonomie et collaboration.
Dashboard → Suivi des entretiens par acteur
Préparation individuelle → Réflexion isolée (blocs personnels + partagés)
Mise en commun → Révélation simultanée + alignement synchrone
Signature → Validation finale (ou refus si désaccord persiste)
Dasboard
Préparation individuelle
Mise en commun
Signature
4 - Design et solution
Principe : créer un espace partagé où manager et collaborateur préparent en parallèle, puis se rencontrent pour co-construire.
L'entretien n'est ni un simple échange managérial, ni un formulaire administratif.
C'est le socle décisionnel pour objectifs, formation, évolutions de poste et arbitrages RH.
4 piliers :
Autonomie : préparation individuelle isolée pour une réflexion libre
Collaboration : mise en commun synchrone pour aligner les perceptions
Équité : même poids pour les deux acteurs, droit de refus préservé
Traçabilité : historique complet, auto-save, sécurisation juridique
Objectif : s'exprimer honnêtement, sans perdre l'historique, et garantir que les décisions aient un impact réel.
A - Dashboard
Le Dashboard responsable entretien permet de piloter et analyser rapidement tous les entretiens de son équipe. Une vue en grille affiche les collaborateurs, le type d'entretien, la date, l'état d'avancement et le statut. Des KPI offrent une vision synthétique. Actions disponibles : replanifier, déléguer, filtrer. Le collaborateur dispose d'un dashboard simplifié pour suivre ses propres entretiens.
Le Dashboard offre une vue d'ensemble claire avec KPI en haut, grille structurée et actions rapides (filtres, délégation). Le manager peut piloter efficacement sans perdre de temps.
B - Préparation individuelle
Le moment critique : chaque acteur réfléchit librement, sans influence ni auto-censure.
Pour garantir l'authenticité, le collaborateur et le manager ne voient pas ce que l'autre a écrit avant la mise en commun.
Le défi : expérience guidée mais flexible. Sécuriser les données (auto-save, validation temps réel). Différencier visuellement blocs personnels (confidentiels) et blocs partagés (co-contribution).
La vidéo montre le parcours complet de préparation :
Vue d'ensemble : sections organisées progressivement, auto-save actif
Formulaire adapté : chaque acteur voit uniquement les sections selon ses droits
C - Mise en commun
Le moment de vérité : les deux préparations se révèlent simultanément.
L'enjeu : transformer une confrontation potentielle en dialogue constructif. Créer les conditions d'un échange équilibré et transparent.
Défi : afficher deux points de vue sans confusion visuelle. Gérer les désaccords de manière constructive, pas de consensus forcé.
La solution :
Interface fusionnée avec split vertical (Manager | Collaborateur) + icônes de différenciation.
C'est à ce moment que le système de badges apparaît : "Collaborateur" et "Responsable entretien".
Pour chaque question, 3 choix :
A : réponse collaborateur
B : réponse manager
C : désaccord documenté (bordure rouge, fond coloré, icône)
Les deux acteurs peuvent modifier en temps réel et co-construire la version finale.
La vidéo montre le parcours complet de mise en commun :
Vue globale : split vertical, icônes de différenciation, sommaire dynamique
Réponses convergentes : choix A ou B, lecture comparative facilitée
Gestion des désaccords (Choix C) : bordure rouge, fond coloré, icône — évite le consensus forcé et préserve la traçabilité
Navigation et progression : modification temps réel, co-construction fluide
Le système A/B/C avec gestion des désaccords est l'innovation clé du projet.
D - Signature
La signature finalise l'entretien et engage les deux parties.
Chaque acteur choisit sa méthode : tracé au pad/souris ou saisie manuscrite du nom. L'ordre de signature est libre.
Équité préservée : le collaborateur dispose d'un toggle "Je ne souhaite pas signer l'entretien" pour refuser si un désaccord persiste.
Une fois signée (ou refusée), l'action est horodatée pour garantir la traçabilité juridique.
5 - Validation & next steps
Avant développement, la solution a été validée auprès de 13 clients (6 managers, 2 collaborateurs, 4 RH, 1 partenaire).
13
Clients
2 personas
Validées
100%
satisfaits
Les retours confirment la pertinence :
Les 2 personas ont validé la structure du parcours
Le système A/B/C a été bien compris
La préparation isolée répond au besoin d'autonomie
Le 3e bloc désaccord a été perçu comme essentiel
Besoin émergent : les collaborateurs "terrain" sans matériel informatique.
Décision : Desktop first, mobile ultérieurement.
Statut actuel : en développement. Déploiement progressif et itérations basées sur les retours post-lancement.
6 - Learnings
Concevoir pour deux personas aux besoins parfois opposés
Manager et collaborateur ont des attentes différentes sur le même processus. J'ai appris à créer des expériences symétriques mais adaptées, garantissant équité sans rigidité.
Maîtriser le cycle complet en autonomie POM
Travailler seul sur 3 ans m'a permis de porter le projet de bout en bout : recherche utilisateur, design, validation clients, handoff développeurs, itérations continues.
Les micro-détails créent la confiance dans la collaboration
Dans les interfaces collaboratives, chaque détail compte : la façon dont un désaccord est signalé, l'ordre de révélation des informations, la préservation du droit de refus. Ces micro-décisions créent la confiance entre les acteurs.
Prioriser en fonction des contraintes business
La demande "mobile pour collaborateurs terrain" était légitime. J'ai appris à accepter que la stratégie produit impose parfois de phaser les développements. Desktop d'abord, mobile ensuite.
quarksUp
Repenser l'expérience des entretiens
Transformer les entretiens en un moment fluide et collaboratif
